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Glosario

Activo
Lo constituyen todos los bienes y derechos que tiene la entidad (efectivo, propiedades, equipos, títulos valor, entre otros). Está conformado por el Activo Corriente y el Activo No Corriente.

Activo corriente
Comprende el efectivo, los bienes y derechos (por ejemplo cuentas por cobrar) que pueden ser convertidos en efectivo en un período no superior a un año.

Acto administrativo
Expresión de la voluntad de la administración que tiene la virtud de producir efectos jurídicos.

Acuerdo de pago
Convenio que se celebra para establecer la forma y las condiciones de pago de determinada obligación adquirida por una entidad pública.

Administración pública nacional
Está conformada por la Presidencia de la República, los Ministerios y los Departamentos Administrativos como organismos principales de la Administración; por las superintendencias y los establecimientos públicos como organismos adscrito, y por las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta como organismos vinculados a la Administración.

Año Fiscal Económico
Período de doce meses comprendido entre el 1ro de Enero y el 31 de Diciembre de ese año.

Autoridad
Institución pública y persona que en representación de ella ejerce la potestad legítima del estado.

Avalúo catastral
Valor de los inmuebles para efectos tributarios y de las relaciones fiscales con el Estado

Balance general
Es un documento que muestra, en una fecha determinada, el valor del activo de una entidad, así como la composición y el valor del pasivo y el patrimonio. Muestra qué es lo que tiene y qué es lo que debe una entidad en un momento determinado.


Costos
Egresos y cargos asociados con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios.

Costos de Ventas
Son todos los costos generados por la venta de bienes y servicios o el manejo y operación de servicios como salud, educación, servicios públicos, entre otros. Generalmente las administraciones municipales no tienen Costo de Ventas.

Cuentas de orden

Son cuentas destinadas a ingresos o egresos sobre los cuales no hay seguridad de su cumplimiento. Por ejemplo: un posible ingreso, sobre el cual no hay seguridad de que se haga efectivo, es una demanda del municipio a un contratista en donde éste debe hacer un pago a la alcaldía. El que se reciba este pago depende del fallo de un juez, por lo cual no hay seguridad de que se reciba este dinero.

Delegación
Es la transferencia de funciones administrativas del titular de las mismas (delegante) a un inferir o en otras autoridades (delegatario), para que éste ejerza y actúe en forma independiente y definitiva. Como requisito indispensable de la delegación, se establece, la realización por escrito del acto de delegación, en el cual se debe determinar la autoridad delegataria y las funciones que se transfieren.

Descentralización administrativa

Busca más eficacia en el ejercicio del poder, mediante el otorgamiento de competencias o funciones administrativas a personas jurídicas públicas diferentes y separadas del poder central (Estado).

Desconcentración

Es la radicación de competencias y funciones en dependencias ubicadas fuera de la sede principal del organismo o entidad administrativa, sin perjuicio de las potestades y deberes de orientación e instrucción que corresponde ejercer a los jefes superiores de la Administración, la cual no implica delegación y podrá hacerse por territorio y por funciones.
Estado de cambios en el patrimonio
Es un documento que muestra en forma clasificada y detallada las variaciones que se presentan en las cuentas del patrimonio a lo largo de un periodo contable, producto de la actividad de la entidad.


Estado de la situación financiera
Es un documento relacionado con el Balance General que muestra el comportamiento de los ingresos y los gastos en un período determinado, generalmente correspondiente al año fiscal. Este documento muestra si hubo excedente o faltando de recursos al final del año.

 

Estados financieros
Los estados financieros son un conjunto de informes que tienen el fin de dar a conocer la situación financiera y los resultados de la operación de la entidad en un período determinado. Los principales son el Balance General, el Estado de la Situación Financiera, Económica y Social, y el Estado de Cambios en el Patrimonio.

 

Finanzas
Rama de las ciencias sociales que se preocupa por la obtención y manejo de los ingresos y egresos que requiere una entidad.

 

Fondos Especiales Estatales
Estos fondos están conformados por recursos que van a ser destinados a propósitos especiales, por ejemplo: prestación de un servicio público, inversión en salud y educación con recursos que provienen de dinero de la Nación. El uso de estos fondos debe haber sido aprobado por normatividad.

 

Función Administrativa
Conjunto de las actividades que despliega la administración pública para el cumplimiento de sus fines. Se realiza mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

 

Gastos de inversión
Son gastos de inversión aquellos desembolsos que generan rentabilidad (como inversión en acciones) o que se destinan para la compra de bienes perdurables tales como muebles, maquinaria, equipos, infraestructura, entre otros. Estos gastos también son llamados de capital.

 

Gastos operacionales
Son todos los desembolsos relacionados con la actividad diaria. Por ejemplo: arriendo, vigilancia y seguridad, servicios públicos, salarios, entre otros.

 

Información
Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen

 

Información pública
Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

 

Información pública clasificada
Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley.

 

Información pública reservada
Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley;

 

Ingresos corrientes
Son los ingresos de carácter permanente que se generan de la actividad normal de la entidad y se clasifican en tributarios y no tributarios. Los ingresos tributarios provienen del recaudo de Impuestos, mientras los ingresos no tributarios provienen de ventas de bienes, prestación de servicios, multas, entre otros.

 

Ingresos no tributarios
Son todos los ingresos que recibe la alcaldía por conceptos diferentes a los impuestos es decir, provenientes de ventas de bienes, prestación de servicios, multas, entre otros.

 

Ingresos operacionales
Son los ingresos de que dispone regularmente la entidad gracias a sus actividades cotidianas. Por ejemplo: transferencias de recursos de la Nación, impuesto de renta, impuesto predial, sobretasa a la gasolina, impuesto de avisos y tableros, multas y sanciones, venta de bienes, entre otros.

 

Ingresos tributarios
Comprenden todos los impuestos o gravámenes de carácter obligatorio establecidos por normatividad, y que no implican contraprestación directa para el Estado con el contribuyente. Pueden ser recaudados directamente por el Estado o a través de entidades autorizadas por él; también pueden ser cedidos en administración a algunas entidades públicas o privadas (rentas parafiscales, rentas de destinación específica).

 

Inventario
Es un listado de todos los bienes muebles (computadores, escritorios, etc.) o inmuebles (maquinaria, equipo, lotes, edificios, etc.) que la tiene la entidad en un momento determinado.

 

Organización administrativa
La rama administrativa o ejecutiva del poder público, como cualquier sistema organizado, presenta dos niveles o dos clases de autoridades: Autoridades Nacionales Autoridades Seccionales o Locales.

 

PAC
Para determinar cómo se hará la ejecución de los presupuestos de gastos e ingresos mes a mes, se elabora el Programa Anual Mensualizado de Caja P.A.C. Este es un documento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles y el monto máximo mensual de pagos a realizar.

 

Pasivo
Son las deudas u obligaciones que tiene la entidad con una persona o una organización ajena a la misma.

 

Pasivos corrientes
Son las deudas de una entidad, cuyo pago se debe realizar en los siguientes doce meses.

 

Pasivos no corrientes
Son las deudas de una entidad, cuyo pago se realiza en un plazo mayor a doce meses.

 

Patrimonio
Propiedad física de la entidad, definida como la suma de todos los activos, menos, la suma de todos los pasivos. Es con lo que realmente contaría la entidad luego de pagar sus pasivos y vender todos sus activos.

 

Presupuesto
Es la planeación de los ingresos y los gastos que las entidades aprueban para un periodo determinado. Dentro de esta planeación los ingresos deben ser iguales a los gastos.

 

Principio de transparencia.

Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.


Principio de buena fe.

En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intención dolosa o culposa.

 

Principio de facilitación.

En virtud de este principio los sujetos obligados deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.

 

Principio de no discriminación.

De acuerdo al cual los sujetos obligados deberán entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias y sin exigir expresión de causa o motivación para la solicitud.

 

Principio de gratuidad.

Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

 

Principio de celeridad.

Con este principio se busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa. Comporta la indispensable agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de entidades y servidores públicos.


Principio de eficacia.

El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales.


Principio de la calidad de la información.

Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad.


Principio de la divulgación proactiva de la información.

El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros.


Principio de responsabilidad en el uso de la información.

En virtud de este, cualquier persona que haga uso de la información que proporcionen los sujetos obligados, lo hará atendiendo a la misma.

 

Publicar o divulgar.

Significa poner a disposición en una forma de acceso general a los miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión


Razón financiera
Operación matemática entre dos cantidades tomadas de los estados financieros (Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social) para llevar acabo análisis de cómo se encuentran las finanzas de la entidad, también pueden ser usadas como indicadores de gestión.

 

Recursos de capital


Son ingresos adicionales que tiene la alcaldía por concepto de créditos, rentabilidad por inversiones financieras, donaciones, excedentes del año fiscal que se generan al restarle a los ingresos los gastos del período, entre otras.


Servicio de Deuda
Son los gastos relacionados con el pago de las deudas que tiene la Alcaldía con entidades externas. Estos pagos cubren tanto intereses como capital (monto recibido como préstamo).


Unidades administrativas especiales
Organismos creados por la ley, con la autonomía administrativa y financiera que aquella les señale, sin personería jurídica, que cumplen funciones administrativas para desarrollar o ejecutar programas propios de un ministerio o departamento administrativo.

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